RODO

Prawo dostępu do danych.

Dowiedz się czy dysponujemy Twoimi danymi osobowymi, jakie są to dane oraz w jaki sposób posługujemy się nimi. Uzyskaj kopię swoich danych osobowych.

Dostępu do danych udzielamy poprzez przekazanie specjalnego raportu. Nie przekazujemy kopii zgromadzonej dokumentacji.

Prawo do uzyskania kopii danych osobowych nie może negatywnie wpływać na prawa i wolności innych.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Określ swoje żądanie. W treści podania napisz, że składasz wniosek o dostęp do swoich danych osobowych.

Prawo do sprostowania danych.

Popraw nieprawidłowe informacje na swój temat. Zaktualizuj nieaktualne. Uzupełnij brakujące.

Przed dokonaniem sprostowania będziemy sprawdzać prawdziwość i poprawność podawanych przez Państwa danych osobowych. W tym celu poprosimy o okazanie odpowiedniego dokumentu lub wykonanie wskazanej czynności.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Określ swoje żądanie. W treści podania napisz, że składasz wniosek o sprostowanie swoich danych osobowych.

5. Wskaż dokładnie które informacje na swój temat uznajesz za błędne lub nieaktualne albo wskaż brakujące informacje.

Prawo do usunięcia danych.

Poproś nas o skasowanie Twoich danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie, gdy:

1. Państwa dane osobowe nie są nam już potrzebne do osiągnięcia naszych celów albo

2. wnieśliście Państwo sprzeciw, który okazał się być słuszny albo

3. Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo

4. w konkretnym przypadku spoczywa na nas prawny obowiązek usunięcia Państwa danych osobowych.

Odmówimy Państwu prawa do usunięcia danych, gdy:

1. dane osobowe będą nam niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego albo

2. dane osobowe będą niezbędne do wykonania zadań archiwalnych, realizowanych w interesie publicznym, do badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych. Odmowa nastąpi pod warunkiem, że usunięcie danych poważnie utrudni lub uniemożliwi nam realizację tych celów albo

3. dane osobowe będą niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Wskaż dokładnie zakres danych osobowych, które mają zostać usunięte. Mogą to być poszczególne informacje albo wszystkie dane osobowe, zgromadzone w związku z udzieloną zgodą.

5. Uzasadnij swoje stanowisko. Pomoże nam to prawidłowo ocenić Twoje żądanie.

Prawo do ograniczenia przetwarzania.

Poproś nas, abyśmy nie wykorzystywali więcej Twoich danych osobowych z uwagi na co najmniej jedną z poniższych okoliczności:

1. kwestionujecie Państwo prawidłowość danych osobowych – ograniczymy przetwarzanie na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych albo

2. Państwa dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem lecz sprzeciwiacie wiacie się Państwo ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia przetwarzania albo

3. nie potrzebujemy już Państwa danych osobowych do osiągnięcia naszych celów, ale są one niezbędne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

4. wnieśliście Państwo sprzeciw – ograniczymy przetwarzanie do czasu ustalenia jego zasadności.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Określ swoje żądanie. Napisz, że żądasz ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.

5. Uzasadnij swoje stanowisko. Pomoże nam to prawidłowo ocenić Twoje żądanie. Okoliczności uzasadniające ograniczenia przetwarzania znajdziesz obok, po lewej.

Prawo do sprzeciwu.

Zablokuj nam możliwość wykorzystywania Twoich danych osobowych, wykorzystywanych do prowadzenia postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego, zarządzania roszczeniami lub do wykonywania czynności kancelaryjnych.

Z prawa do sprzeciwu można skorzystać w dowolnym momencie. Uznanie sprzeciwu skutkuje usunięciem danych osobowych. Sprzeciw uwzględnimy tylko w wyjątkowych przypadkach, z uwagi na Państwa szczególną sytuację. Proszę uzasadnić sprzeciw, aby zwiększyć szanse na jego uwzględnienie.

Uzasadniając sprzeciw proszę dokładnie opisać na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się Państwo znajdujecie. W tym celu należy wyjaśnić czym różni się Państwa sytuacja od sytuacji innych osób, których dane osobowe wykorzystujemy w tych samych celach.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Wskaż dokładnie którym celom przetwarzania danych osobowych się sprzeciwiasz.

5. Uzasadnij swoje stanowisko, aby zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie sprzeciwu. Opisz na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się znajdujesz.

Prawo do przenoszenia danych.

Uzyskaj zbiór swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Zażądaj przesłania swoich danych osobowych do innej organizacji.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje w stosunku do danych osobowych, wykorzystywanych do realizacji umowy zawartej z wykonawcą.

1. Złóż podanie. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż swoje dane identyfikacyjne. Może to być np. imię i nazwisko.

3. Wskaż swoje dane kontaktowe. Może to być np. adres poczty e-mail albo adres do korespondencji.

4. Określ swoje żądanie. Napisz, że chcesz skorzystać z prawa do przenoszenia danych.

5. Napisz w jakim formacie chcesz otrzymać swoje dane osobowe – najbardziej popularne to: .docx, .pdf, .txt oraz .xlsx.

Alternatywnie – napisz komu mamy przesłać Twoje dane osobowe.

Prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Powiadom organ nadzorujący przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych o naruszeniu prawa.

Skontaktuj się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

Cele

Podstawy prawne

Zamówienia publiczne

Udzielenie zamówienia publicznego w trybie wybranym przez Zamawiającego (sprawowanie władzy publicznej).

Art. 6. ust. 1. lit. e) RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Podatki i opłaty

Ograniczenie ryzyka podatkowego poprzez dochowanie należytej staranności przy nabywaniu towarów i usług zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów (uzasadniony interes prawny).

Dochowanie należytej staranności polega na: 1. weryfikacji kontrahenta w publicznie dostępnych bazach danych – CEIDG, KRS, VIES, Portal Podatkowy, tzw. Biała Lista Podatników VAT; 2. weryfikacji koncesji i zezwoleń – jeżeli są konieczne do prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju; 3. weryfikacji tożsamości osób działających w imieniu kontrahenta oraz ich uprawnień do zawierania umów; 4. weryfikacji rzetelności stron internetowych oraz mediów społecznościowych, służących do prowadzenia działalności gospodarczej – jeżeli ich posiadanie jest przyjętą praktyką w danej branży; 5. ocenie czy zachodzą inne ryzyka transakcyjne, wskazane w Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych.

Art. 6. ust. 1. lit. f) RODO w zw. z art. 96b. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz zaleceniami Ministra Finansów, zawartymi w Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych.

Zawieranie i wykonywanie umów

Ustalenie warunków umownych, zawarcie i wykonanie umowy (wykonanie umowy).

art. 6. ust. 1 lit. b) RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Prowadzenie rachunkowości

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości (uzasadniony interes prawny).

Art. 6. ust. 1. lit. f) RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych (obowiązek prawny).

Art. 6. ust. 1. lit. c) RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

Obsługa roszczeń

Ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami (uzasadniony interes prawny).

art. 6. ust. 1 lit. f) RODO w zw. z przepisami Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

OSOBY, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

DANE WYKORZYSTYWANE W ZWIĄZKU Z ZAWARTĄ UMOWĄ ZLECENIE

SKĄD POCHODZĄ DANE OSOBOWE

Strony umowy
(w przypadku osób fizycznych)

1. Podstawowe dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, firma)
2. Dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne (np. numer NIP, numer PESEL)
3. Dane kontaktowe (np. adres zamieszkania lub siedziby, adres e-mail, numer telefonu)
4. Dane finansowe (np. numery rachunków płatniczych)

1. Udostępnione wzajemnie przez strony zawierające umowę.
2. Publicznie dostępne bazy danych: KRS, CEIDG, VIES, Portal Podatkowy oraz tzw. Biała Lista Podatników VAT.

Osoby reprezentujące strony umowy
(przedstawiciele ustawowi)

1. Podstawowe dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko)
2. Dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne (np. numer PESEL)
3. Dane dot. zatrudnienia (np. miejsce pracy, stanowisko służbowe)
4. Dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu)

Udostępnione wzajemnie przez strony zawierające umowę.

Pełnomocnicy
(w tym prokurenci)

1. Podstawowe dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko)
2. Dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne (np. numer PESEL)
3. Dane dot. zatrudnienia (np. miejsce pracy, stanowisko służbowe)
4. Dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu)

Udostępnione wzajemnie przez strony zawierające umowę.

Osoby realizujące umowę

1. Podstawowe dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko)
2. Dane dot. zatrudnienia (np. miejsce pracy, stanowisko służbowe)
3. Dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu)

Udostępnione wzajemnie przez strony zawierające umowę.

Kategorie danych

Okresy przechowywania

Dlaczego tak długo

Dane osobowe zawarte na protokole z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w załącznikach do protokołu.

W przypadku umów zawieranych na okres do 4 lat włącznie – 4 lata, licząc od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a następnie zostaną usunięte.

W przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 4 lata – dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego, a następnie zostaną usunięte.

Przechowywanie danych jest obowiązkiem prawnym Zamawiającego.

Okres przechowywania wskazany w art. 78. Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Dane osobowe zawarte w treści umowy na realizację zamówienia publicznego.

3 lata, licząc od dnia w którym roszczenie stało się wymagalne.

Przechowywanie danych jest niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów prawnych Zamawiającego. Polegają one na zabezpieczeniu możliwości ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami, związanymi z niewykonaniem lub nieprawidłowym wykonaniem umowy.

Okres przechowywania danych jest zgodny z okresem przedawnienia roszczeń. Okres przedawnienia roszczeń wynika z art. 118. Ustawy z dnia 23 kwietnia 1963 r. Kodeks cywilny.

Dane podatkowe

5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku

Przechowywanie danych jest niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów prawnych Zamawiającego. Polegają one na konieczności wykazania prawidłowej realizacji obowiązków podatkowych oraz obrony przed nieuzasadnionymi roszczeniami podatkowymi.

Przechowywanie danych następuje przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Termin przedawnienia wynika z art. 70. §1. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Dane finansowe, zawarte w dokumentach księgowych

5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.

Przechowywanie danych jest obowiązkiem prawnym Zamawiającego.

Okres przechowywania wskazany w art. 74. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

Dostępu do danych

Prawo do uzyskania informacji o tym czy Administrator dysponuje danymi zainteresowanej osoby, jakie są to dane oraz jak są wykorzystywane. Informacje przekazuje się w formie notatki.

Prawo dostępu do danych nie polega na przekazaniu kopii dokumentacji. Dostęp do niektórych informacji może być ograniczony, jeżeli ich udzielenie może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób. W przypadku, gdy realizacja prawa dostępu do danych wymagałaby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

Sprostowania danych

Prawo do poprawiania nieprawidłowych danych, aktualizacji nieaktualnych oraz uzupełniania niekompletnych.

Może być potrzebne okazanie dokumentu potwierdzającego prawdziwość danych – np. dowodu osobistego lub dyplomu stwierdzającego posiadanie określonych kwalifikacji.

Skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie które informacje na swój temat uznajesz za błędne, nieaktualne lub niekompletne.

Usunięcia danych

Prawo do bycia zapomnianym – żądania, by dane dotyczące zainteresowanej osoby zostały skasowane.

Przysługuje wyłącznie, gdy dane osobowe:

1. nie są już potrzebne Administratorowi albo

2. są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo

3. w konkretnym przypadku istnieje prawny obowiązek usunięcia danych osobowych albo

4. zainteresowana osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania, który okazał się być słuszny.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie zakres danych osobowych, które mają zostać usunięte – mogą to być poszczególne informacje albo wszystkie dane osobowe, zgromadzone w związku z udzieleniem zamówienia publicznego.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: usunięcie danych osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Ograniczenia przetwarzania

Prawo do żądania, by dane nie były więcej wykorzystywane w określonym celu.

Przysługuje wyłącznie, gdy:

1. zainteresowana osoba kwestionuje prawidłowość swoich danych albo

2. dane zainteresowanej osoby są wykorzystywane niezgodnie z prawem lecz osoba ta sprzeciwia się usunięciu swoich danych albo

3. gdy dane zainteresowanej osoby nie są już potrzebne Administratorowi lecz są one potrzebne zainteresowanej osobie do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami albo

4. zainteresowana osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych – do czasu rozpatrzenia sprzeciwu.

Skorzystanie z prawa do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie w jakim zakresie należy ograniczyć korzystanie z danych osobowych – możesz oznaczyć pojedyncze cele, dla realizacji których wykorzystywane są dane osobowe albo wszystkie.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: ograniczenie przetwarzania danych osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Sprzeciwu

Prawo do żądania, by Administrator zaprzestał wykorzystywania danych osoby składającej sprzeciw do celów związanych ze sprawowaniem władzy publicznej lub ochrony swoich uzasadnionych interesów prawnych, z uwagi na szczególną (wyjątkową) sytuację danej osoby.

1. Sprzeciw uwzględnia się z uwagi na szczególną sytuację danej osoby.

2. Skutecznie złożony sprzeciw skutkuje zaprzestaniem korzystania z danych osobowych w celu wskazanym w treści sprzeciwu.

3. Sprzeciw złożony bezpodstawnie zostanie odrzucony. Staranne uzasadnienie sprzeciwu może zwiększyć szansę na uznanie jego słuszności.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie którym celom przetwarzania danych osobowych się sprzeciwiasz.

3. Uzasadnij swoje stanowisko, aby zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie sprzeciwu. Opisz na czym polega szczególny charakter sytuacji, w której się znajdujesz.

Skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Prawo do zawiadomienia organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych o naruszeniu prawa.

Składając skargę należy wskazać na kogo składa się skargę oraz opisać na czym polega naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Skontaktuj się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.