Referat Administracyjno-Gospodarczy i Spraw Społecznych

Numery telefonów: 

Do zadań Referatu Administracyjno-Gospodarczego i Spraw Społecznych należy w szczególności:

• koordynowanie spraw związanych z organizacją funkcjonowania Gminy, jej organów, jednostek pomocniczych i organizacyjnych, w tym:

1. prowadzenie dokumentów dotyczących Statutu,
2. prowadzenie ewidencji oraz zbioru wniosków i opinii dotyczących zmian Statutu,
3. analiza potrzeb w zakresie zmian Statutu w związku ze zmianą przepisów prawa,
4. przygotowywanie projektów zmian Statutu oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
5. zapewnienie upowszechnienia treści Statutu wśród radnych, pracowników Urzędu, jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy,
6. udostępnianie do wglądu tekstu Statutu osobom zainteresowanym;

• koordynowanie zadań dotyczących działalności jednostek pomocniczych Gminy:

1. prowadzenie ewidencji jednostek pomocniczych Gminy /sołectw/ oraz wyodrębnionego zbioru statutów sołectw, a także innych dokumentów dotyczących działalności tych jednostek,
2. ewidencjonowanie wniosków o zmianę statutów jednostek pomocniczych,
3. analiza potrzeb w zakresie zmian statutów jednostek pomocniczych, w związku ze zmianą przepisów prawa, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami,
4. przygotowywanie projektów zmian statutów jednostek pomocniczych oraz projektów uchwał Rady w powyższym zakresie,
5. udostępnianie do wglądu tekstów statutów jednostek pomocniczych,
6. współdziałanie w realizacji zadań sołectw, współpraca z organami jednostek pomocniczych;

• zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno - biurowej Rady i Komisji, w tym:

1. przygotowywanie sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji oraz obsługi merytorycznej w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady i Wójta,
2. sporządzanie protokołów z Sesji Rady i posiedzeń Komisji,
3. przekazywanie do merytorycznych referatów i stanowisk pracy oraz jednostek organizacyjnych, podjętych uchwał i ustaleń celem ich realizacji,
4. przygotowywanie materiałów i projektów uchwał Rady dotyczących funkcjonowania Rady i jej Komisji,
5. koordynacja prac związanych z opracowywaniem dla potrzeb Komisji projektów rozstrzygnięć, analiz i innych opracowań przygotowywanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Urzędu,
6. przekazywanie w obowiązujących terminach uchwał Rady Wojewodzie Podkarpackiemu i RIO,
7. prowadzenie ewidencji:

• uchwał Rady,
• wniosków i opinii Komisji,
• wniosków Radnych,

1. ogłaszanie uchwał prawa miejscowego w Dzienniku Urzędowym Województwa Podkarpackiego;
2. opracowywanie projektów planów pracy Rady i Komisji oraz przekazywanie przyjętych planów zainteresowanym komórkom organizacyjnym Urzędu oraz gminnym jednostkom organizacyjnym,
3. zapewnienie udziału Komisji w pracach nad projektami uchwał i innymi materiałami przedstawianymi pod obrady Rady,
4. opracowywanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady informacji dotyczących:

• wykorzystania postulatów i wniosków Komisji i Radnych przez właściwe komórki i jednostki organizacyjne,
• terminowości i prawidłowości realizacji wniosków i postulatów przyjętych przez Radnych,

1. prowadzenie spraw związanych z ochroną prawną Radnych oraz udzielanie im pomocy merytorycznej w wykonywaniu mandatu,
2. obsługa organizacyjno - techniczna dyżurów i spotkań radnych z wyborcami,
3. prowadzenie ewidencji wniosków ze spotkań radnych z wyborcami oraz przekazywanie ich na właściwe stanowiska celem rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi,
4. prowadzenie ewidencji składów osobowych Rady i Komisji,
5. prowadzenie ewidencji składów osobowych Rad Sołeckich,
6. prowadzenie spraw związanych z wyborami i funkcjonowaniem jednostek pomocniczych Gminy Krasne,
7. prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądów powszechnych,
8. wykonywanie we współdziałaniu ze stanowiskiem do Spraw Obywatelskich zadań związanych z wyborami do organów stanowiących samorządu terytorialnego, wójta, Prezydenta RP, do Parlamentu Europejskiego oraz do Sejmu i Senatu,
9. udostępnianie dokumentów zawierających informacje publiczne osobom zainteresowanym,
10. administrowanie bezpieczeństwem informacji,
11. prowadzenie zbioru przepisów prawa miejscowego i udostępnianie ich do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;

• zapewnienie koordynowania realizacji zadań Wójta jako organu wykonawczego Gminy, w tym:

1. monitorowanie wykonania uchwał i zarządzeń Wójta,
2. przyjmowanie informacji dotyczących wykonania zarządzeń Wójta przez poszczególne wewnętrzne komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy,
3. przygotowywanie sprawozdań z działalności Wójta, koordynowanie działań w powyższym zakresie,
4. koordynacja w zakresie organizacji współpracy Wójta z organizacjami pozarządowymi i stowarzyszeniami,

1. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Wójta,
2. organizowanie i protokołowanie narad i spotkań ustalanych przez Wójta, informowanie pracowników oraz uczestników zewnętrznych o terminach tych spotkań i narad w zakresie wskazanym przez Wójta, prowadzenie zbioru protokołów i innych dokumentów w powyższym zakresie;

• prowadzenie Sekretariatu Wójta i obsługa kancelaryjna Urzędu, prowadzenie kancelarii zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, w tym:

1. ewidencjonowanie korespondencji przychodzącej do Urzędu oraz zapewnienie jej właściwego obiegu,
2. wysyłanie korespondencji,
3. obsługa kancelaryjno - biurowa spraw załatwianych przez Wójta, w tym: sporządzanie, rejestracja i przechowywanie dokumentów,
4. organizowanie przyjmowania interesantów przez Wójta,
5. prowadzenie bieżących spraw na zlecenie Wójta,
6. przygotowywanie projektów działań informacyjnych Wójta,
7. powielanie dokumentów,
8. obsługa urządzeń Sekretariatu,
9. prowadzenie kalendarza rezerwacji sali konferencyjnej,
10. udostępnianie nieodpłatnie Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych, w tym orzeczeń:

                  -  do wglądu i do pobrania w formie dokumentu elektronicznego;

                 -   w postaci elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy Urzędu,

1. przygotowanie organizacyjne sal konferencyjnych na posiedzenia Rady i Komisji;

• koordynowanie zadań dotyczących działalności jednostek organizacyjnych Gminy:

1. prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych Gminy oraz wyodrębnionego zbioru aktów o utworzeniu tych jednostek, ich statutów i regulaminów, a także innych dokumentów dotyczących organizacji i działalności tych jednostek,
2. ewidencjonowanie wniosków o zmianę aktów o utworzeniu jednostek organizacyjnych gminy, ich statutów i regulaminów organizacyjnych,
3. analiza potrzeb w zakresie likwidacji, tworzenia, łączenia i podziału jednostek organizacyjnych Gminy oraz analiza potrzeb co do zakresu działania tych jednostek oraz zmian ich statutów /regulaminów/, w związku ze zmianą przepisów, potrzebami organizacyjnymi Gminy i zgłoszonymi w tym zakresie wnioskami, przy współdziałaniu z referatem, którego zakres działania obejmuje merytoryczny zakres zadań jednostki organizacyjnej,
4. przygotowywanie projektów uchwał i innych dokumentów w zakresie określonym w pkt. c), przy współpracy z merytoryczną komórką organizacyjną Urzędu,
5. koordynowanie działalności w zakresie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem tych jednostek przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu;

• koordynowanie spraw związanych z zapewnieniem właściwej oraz zgodnej z przepisami prawa i niniejszym Regulaminem - organizacji Urzędu, w tym:

1. przygotowywanie projektów regulaminu organizacyjnego oraz projektów jego zmian uzasadnionych zmianą obowiązujących przepisów prawa oraz potrzebami organizacyjnymi Urzędu,
2. zapewnienie zgodności zakresów czynności pracowników z postanowieniami Regulaminu,
3. koordynowanie działań referatów i równorzędnych komórek organizacyjnych w zakresie organizacji pracy,
4. przygotowywanie projektów regulaminu pracy oraz projektów zmian tego regulaminu,
5. prowadzenie zbioru aktów prawnych i zapewnienie ich właściwego obiegu w Urzędzie,
6. prowadzenie ewidencji zarządzeń wewnętrznych Wójta oraz koordynowanie ich wykonania,
7. koordynowanie załatwiania spraw w zakresie skarg i wniosków, prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
8. koordynowanie narad pracowników,
9. koordynowanie realizacji zaleceń wynikających z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych prowadzonych w Urzędzie,
10. przygotowywanie upoważnień do wydawania w imieniu Wójta decyzji z zakresu administracji publicznej oraz prowadzenie rejestru tych upoważnień,
11. przygotowywanie pełnomocnictw udzielanych przez Wójta, w tym pełnomocnictw procesowych oraz prowadzenie rejestru tych pełnomocnictw,
12. koordynowanie realizacji zadań w zakresie obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu Pracy oraz przepisów szczególnych;

• prowadzenie spraw pracowniczych pracowników Urzędu, w tym:

1. prowadzenie akt osobowych pracowników,
2. prowadzenie ewidencji pracowników,
3. prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, ustalaniem wynagrodzeń, udzielaniem urlopów, przyznawaniem innych świadczeń pracowniczych,
4. zapewnienie realizacji przepisów prawa dotyczących zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie,
5. zapewnienie racjonalnej gospodarki etatami i funduszem płac,
6. zapewnienie właściwej realizacji przepisów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
7. zapewnienie właściwej realizacji przepisów prawa dotyczących doskonalenia zawodowego pracowników,
8. prowadzenie ewidencji czasu pracy uwzględniającej urlopy, zwolnienia lekarskie, pracę w godzinach nadliczbowych oraz nadzór nad dyscypliną pracy,
9. opracowywanie planu urlopów wypoczynkowych,
10. prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród i wyróżnień oraz odznaczeń,
11. prowadzenie spraw związanych z odpowiedzialnością służbową i dyscyplinarną pracowników,
12. organizowanie i prowadzenie dokumentacji związanej z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników,
13. prowadzenie spraw emerytalno - rentowych pracowników,
14. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników i ich rodzin,
15. prowadzenie i załatwianie innych spraw pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych,
16. prowadzenie spraw socjalno - bytowych pracowników Urzędu;

• zapewnienie właściwej organizacji załatwiania interesantów oraz spraw związanych z właściwym funkcjonowaniem systemu informacji interesantów Urzędu, w tym prowadzenie tablicy informacyjnej Urzędu, tablic ogłoszeń, oznaczenia pomieszczeń biurowych, informacji o godzinach pracy Urzędu;
• przyjmowanie obwieszczeń urzędowych do rozplakatowania oraz pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożliwości przekazania ich adresatom;
• prowadzenie rejestru ogłoszeń wywieszanych na tablicy ogłoszeń Urzędu, potwierdzanie okresu przez jaki wywieszony był dokument w celu podania go do publicznej wiadomości;
• koordynowanie wykonania zadań w zakresie odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów, tajemnicy służbowej oraz baz danych w systemie informatycznym;
• obsługa administracyjno - gospodarcza Urzędu, w tym:

1. prowadzenie centralnej ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek,
2. zaopatrzenie materiałowo - techniczne na cele administracyjne, materiałów i pomocy biurowych oraz gospodarka nimi,
3. zapewnienie ochrony mienia Urzędu Gminy Krasne, w tym obiektu Urzędu,
4. współpraca z Referatem Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami w zakresie zapewnienia właściwego utrzymania obiektu stanowiącego siedzibę Urzędu oraz właściwą konserwację budynku, w tym realizacja obowiązków wynikających z prawa budowlanego dotyczących użytkowników obiektów budowlanych,
5. współpraca z Referatem Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami w zakresie remontów bieżących,
6. zapewnienie sprawnego funkcjonowania urządzeń i instalacji w Urzędzie,
7. załatwianie spraw związanych z ubezpieczeniem budynku i mienia Urzędu a także koordynowanie załatwiania spraw w powyższym zakresie w odniesieniu do mienia i budynków będących w dyspozycji jednostek organizacyjnych gminy i jednostek pomocniczych,
8. zapewnienie utrzymania porządku w siedzibie Urzędu oraz w granicach nieruchomości zarządzanej przez Urząd,
9. prowadzenie spraw z zakresu bhp i przeciwpożarowych w tym opracowywanie planu ochrony przeciwpożarowej Urzędu, wyposażenie w niezbędny sprzęt i oznakowanie, planowanie szkoleń pracowników w tym zakresie,
10. prenumerata prasy oraz prowadzenie biblioteki Urzędu,
11. prowadzenie archiwum zakładowego,
12. realizacja zadań w zakresie zapewnienia dostępu do informacji publicznej, w tym:

• organizowanie i koordynowanie zapewnienia dostępu do informacji publicznej dotyczącej działalności Gminy i jej organów, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• zapewnienie wydawania Biuletynu Informacji Publicznej Gminy, zgodnie z przepisami prawa prasowego oraz przepisami dotyczącymi dostępu do informacji publicznej, koordynowanie i przygotowywanie materiałów przeznaczonych do zamieszczenia w Biuletynie,
• zapewnienie wydawania Biuletynu Informacji Publicznej Gminy w systemie informatycznym, zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
• koordynowanie działań pozostałych wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych i pomocniczych Gminy, w zakresie gromadzenia danych koniecznych do zamieszczenia w informatycznym Biuletynie Informacji Publicznej Gminy oraz zapewnienie aktualizacji tych informacji;
• realizacja zadań w zakresie informatyki:

1. koordynacja zadań w zakresie formułowania założeń i programów informatyzacji Urzędu,
2. zapewnienie właściwej eksploatacji, utrzymania i rozwoju infrastruktury informatycznej,
3. opracowywanie planów zakupu sprzętu komputerowego oraz zapewnienie jego właściwej konserwacji,
4. zapewnienie właściwej konfiguracji sprzętu komputerowego i jego bieżących napraw,
5. zapewnienie właściwego funkcjonowania dostępu do internetu i konfiguracji poczty elektronicznej,
6. nadzór nad pocztą elektroniczną (komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna),
7. opracowywanie, nadzór i uaktualnianie stron www Gminy,
8. zarządzanie i nadzór nad bezpieczeństwem sieci i zasobów informatycznych Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi bezpieczeństwa danych,
9. zapewnienie prowadzenia właściwej archiwizacji zasobów informatycznych,
10. wdrażanie nowych systemów informatycznych,
11. organizowanie szkoleń pracowników w zakresie użytkowania sprzętu informatycznego oraz oprogramowania,
12. zapewnienie właściwego administrowania danymi w sieci informatycznej, administrowanie zasobami sieciowymi;

• realizacja zadań Gminy w zakresie oświaty i wychowania, w tym:

1. koordynowanie i nadzór nad działalnością gminnych placówek oświatowo - wychowawczych,
2. sprawowanie nadzoru nad placówkami oświatowymi, dla których Gmina pełni funkcję organu prowadzącego,
3. zapewnienie wykonania zadań Gminy w zakresie zarządzania sprawami edukacji,
4. gromadzenie i analiza danych dotyczących szkół, placówek oświatowych, kadry nauczycielskiej i środków budżetowych na działalność oświatową Gminy,
5. inicjowanie i koordynacja działań w zakresie kształtowania i prognozowania polityki oświatowej,
6. współpraca z merytoryczną Komisją, organem prowadzącym stały nadzór pedagogiczny i innymi placówkami oświatowymi związkami zawodowymi,
7. prowadzenie postępowań i przygotowywanie decyzji dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia pracodawcom, którzy zawarli z młodocianymi pracownikami umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego;

• realizacja zadań Gminy w zakresie upowszechniania kultury, w tym:

1. zapewnienie realizacji zadań Gminy wynikających z przepisów o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz o bibliotekach, w tym zadań w zakresie kreowania polityki kulturalnej i organizowanie realizacji przez Gminę funkcji organizatora dla instytucji kultury,
2. przygotowywanie programów rozwoju działalności Gminy, w tym współudział w programowaniu rozwoju i modernizacji obiektów służących działalności kulturalnej,
3. nadzór nad instytucjami kultury, prowadzenie ich rejestru,
4. współpraca z gminnymi instytucjami kultury oraz koordynacja, wspieranie, inicjowanie i promowanie działań w zakresie upowszechniania kultury na terenie Gminy,
5. prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, łączeniem, podziałem, przekształcaniem i likwidacją instytucji kultury, dokonywanie analizy potrzeb w powyższym zakresie, zgodnie z możliwościami Gminy i potrzebami mieszkańców Gminy,

1. tworzenie warunków dla działalności i rozwoju amatorskiego ruchu artystycznego,
2. współpraca ze środowiskami i stowarzyszeniami twórczymi,
3. współudział w organizowaniu świąt ogólnonarodowych oraz świąt Gminy oraz współpraca z organizacjami pozarządowymi w powyższym zakresie;

• realizacja zadań Gminy w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki, w tym:

1. zapewnienie realizacji zadań Gminy wynikających z ustawy o sporcie,
2. tworzenie warunków dla rozwoju sportu szkolnego,
3. pomoc w zakresie tworzenia i utrzymania bazy sportowo - rekreacyjnej na terenie Gminy oraz współudział w zakresie organizowania imprez sportowo - rekreacyjnych, w tym promowanie aktywnych form wypoczynku, zwłaszcza o charakterze rodzinnym,
4. współdziałanie ze stowarzyszeniami kultury fizycznej oraz innymi podmiotami w zakresie promowania i realizacji zadań oraz imprez sportowych, turystycznych i rekreacyjnych,
5. tworzenie ewidencji miejsc noclegowych i agroturystycznych na terenie Gminy, o których mowa w ustawie o usługach turystycznych;

• prowadzenie spraw w zakresie zadań Gminy wynikających z ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przesiębiorców oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym:

1. przyjmowanie wniosków o wpis do CEIDG,
2. udostępnianie danych zgromadzonych w ewidencji prowadzonej przez Wójta na podstawie ustawy – Prawo działalności gospodarczej,
3. dokonywanie wpisów, zmian i wykreśleń w ewidencji działalności regulowanej,
4. realizacja przepisów w sprawie sposobu wykonywania przez gminę czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego oraz współpracy między sądami rejestrowymi a organami gminy, w tym udostępnianie formularzy wniosków przewidzianych w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym;

• wykonywanie zadań wynikających z przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym:

1. wydawanie, cofanie i stwierdzenie wygaśnięcia zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz ustalanie należnych opłat w powyższym zakresie, kontrola wykorzystania zezwoleń,
2. b) prowadzenie spraw związanych z opłatą od zezwoleń na sprzedaż alkoholu,
3. obsługa administracyjno - biurowa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
4. uczestnictwo w pracach przygotowawczych projektów gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych;

       23)   prowadzenie spraw z zakresu promocji Gminy, a w szczególności:

1. organizowanie i koordynowanie działalności promocyjnej i informacyjnej Gminy przy użyciu dostępnych technik i form, zmierzającej do ukształtowania pozytywnego wizerunku Gminy i jej osiągnięć w zakresie działalności gospodarczej, zaplecza infrastrukturalnego Gminy, jej walorów turystycznych oraz działań na rzecz integracji społeczności lokalnej,
2. planowanie nakładów finansowych niezbędnych na promocję Gminy,
3. opracowywanie materiałów reklamowych i informacyjnych przedstawiających działalność Gminy,
4. d) wydawanie folderów informacyjno-promocyjnych,
5. e) współpraca z mediami w zakresie szerokiej informacji  o Gminie i jej promocji,
6. f) współpraca z GOKiB w zakresie redakcji i wydawania Biuletynu „ Razem”,
7. g) prowadzenie działalności informacyjnej dotyczącej przedsiębiorczości,
8. h) współdziałanie z organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców;

         26)  wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających  z poleceń lub upoważnień Wójta.